Case study - Portal korporacyjny/Intranet i CRM

Nasz klient z branży produkcyjnej posiada duży zakład produkcyjny, wraz z przyległymi budynkami biurowymi. Ze względu na systematyczny wzrost zamówień i związany z tym wzrost zatrudnienia, nastąpiły problemy z komunikacją wewnętrzną w firmie.

Klient zgłosił się do nas bez określonej koncepcji systemu jaki będzie potrzebował. Po podpisaniu wstępnej umowy zajęliśmy się analizą problemów z którymi borykała się firma, i "przekładaniem" ich na konkretne rozwiązania programistyczne.

Zaoferowaliśmy wykonanie wewnętrznego systemu, łączącego funkcje:

• zarządzanie kontaktami z klientami,
• zarządzanie projektami i zadaniami,
• zarządzanie flotą pojazdów,
• rozliczanie czasu pracy, delegacji, urlopów,
• zarządzanie dokumentami wewnętrznymi.

Moduł zarządzania kontaktami z klientami pomógł usystematyzować ustalenia pracowników z klientami. Wcześniej ustalenia były często wykonywane telefonicznie, i zapisywane wyłącznie na papierze. Często występował problem gdy ustalenia były ze sobą sprzeczne, ze względu na fakt, że zarówno od strony firmy, jak i jej klientów, często w procesie brało udział kilka osób. Moduł pozwala także na przechowywanie aktualnych danych kontaktowych (danych klientów) i osób kontaktowych. Dodatkowo dodana została funkcjonalność terminarza spotkań, pozwalając na ustalanie terminów spotkań i zadań pracowników, przeglądanie kalendarzy spotkań innych pracowników w wygodnej formie kalendarza dziennego, tygodniowego lub miesięcznego

Moduł projektów i zadań pozwolił na śledzenie, kontrolę i przechowywanie informacji o realizowanych w firmie projektach, wraz z podziałem ich na drobniejsze zadania. Do projektów i zadań przypisać można również umowy zawierane z klientami, co pozwala na łatwe ich odnalezienie i podgląd.

Przydatny okazał się również moduł zarządzania flotą pojazdów. Choć firma posiada jedynie kilkanaście samochodów zarówno osobowych, dostawczych jak i ciężarowych, to dużym problemem było dopilnowanie dla każdego z nich takich terminów jak przeglądu pojazdu, upłynięcia umowy ubezpieczenia OC, AC, NWW, upłynięcie okresu gwarancji na pojazd, a także okresowych wizyt w myjni samochodowej z którą firma miała podpisaną umowę. Moduł pozwolił również na zapis i sprawdzanie jaki pracownik korzystał z pojazdu w określonym czasie.

W module przygotowana została również zakładka, pozwalająca na zapisywanie czasu pracy pracowników, z podziałem na realizowane projekty, wraz z możliwością podsumowania łącznego czasu poświęconego przez pracowników na projekt, oraz z wydrukiem karty czasu pracy na potrzeby wynikające z regulacji prawnych. Pozwoliło to na uzyskanie konkretnych raportów na temat czasu poświęcanego przez pracowników na realizację danych zadań i projektów, a przez to na mierzenie i porównanie efektywności pracowników.

W trakcie prac wprowadzono również do Intranetu system oceny pracowników. Kierownictwo w cyklach kilkumiesięcznych dokonuje okresowej oceny pracowników, wypełniając prosty formularz ankietowy. Pozwaliło to na porównanie postępów pracowników, znalezienie słabych stron w zespole, a także pozwoliło na ustalenie czytelnych kryteriów na przydzielenie okresowych premii.

Moduł pracowniczy umożliwia również łatwe wypełnianie i zapisywanie danych o delegacjach pracowników. Dane wypełniają pracownicy, zaś dział rachunkowości ma do nich pełny dostęp, dzięki czemu na koniec miesiąca może łatwo pobrać informację o czasie pracy, urlopach i delegacjach pracowników do rozliczenia.

Wersję demo aplikacji (posiadającą ograniczoną funkcjonalność) można zobaczyć pod adresem: www.systim.pl.

Jeśli jesteś zainteresowany realizacją podobnego systemu napisz na adres astcon@astcon.pl, zadzwoń pod numer 58 352 46 79, lub skorzystaj z formularza kontaktowego.